福岡市内のとある商業施設の店長会のような組織の専任ファシリテーターの仕事を始めて今年で3年目。もともと、店舗が増えて参加者が多くなってしまったことと、チェーン店などサラリーマン店長が増えてしまい、その商業施設の店長会としての議論や意思決定の難易度が高くなってしまった、という理由でご相談いただき毎月1度の役員会と店長会のファシリテーションをしています。
初のオンライン会議のファシリテーションをしました
2020年3月後半より、世の中はリモートワーク・テレワークという言葉が一気に出回るようになりました。4月8日の緊急事態宣言後、多くのオフィスワーカーが在宅勤務などを試行錯誤して初めており、「オンライン会議」も多くの人が体験するようになってきました。
ただ、「1対1での会議」はオフラインだろうがオンラインだろうが、そんなに変わらないと思います。そして同じ「社内や部署内の会議」もオフラインよりオンラインの方が効率性が高く、各会議参加者に役割やタスク付与ができれば生産性も高いと思われます。
問題は、1人1人の会議参加者の所属組織がバラバラで、給料はその組織から出ている状態での社外プロジェクトのようなものの会議。さらに今回の店長会は「納品物や納期が明確に定められたプロジェクト」ではなく、「リスクを最小限にしながら、なるべく効果を出していくために常時協力していきましょうな組合い型の運営」。ようするに1人1人の明確な役割が決まっていないような会議です。
今回は役員会の会議をオンラインで開催することになり、初のオンラインファシリテーターを行いました。
オンライン会議のファシリテーションの技法
今回は自分も含めて最大6名、うち1名を僕のアシスタントとして議事録係で発言権は原則無しな中で、実質役員の方々4名参加の会議でした。
主な議題は、この新型コロナウイルスにおける商業施設の運営でのリスク確認や対応、今後のイベント計画等の動きの確認、情報共有の方法等です。
制限時間は1時間。ちょっと今日の初の体験でも思ったことをまとめてみます。
- 議題は事前にメールでお知らせする
- 議題はチャット機能を使ってリアルタイムでも共有
- なるべく顔表示はしてもらう
- 全員が揃うまでの時間は近況を伺うなど話を振る
- 議題を1つ終えるたびに、1人1人に意見や質問ないか確認する
- 結論が出ないものは明確に宿題にして誰が担当か決める
- 全員の集中が続くように、意見を伺う質問をときより投げかける
- 会議が終わるときに、今日のこの会議がどうだったか？などふりかえりの発言を全員に振る
です。けっこう大事なのはリズム感だなと感じました。思った以上にオンラインでも空気がありますね。この空気を掴むのは、やはり皆さんの顔や表情が見えてないといけないのと、体を傾けたり動かしたり、感情の機微から読み取ろうとしていた自分がいました。
オンライン会議は議事録の担当者をつけよう
今回、アシスタントで1名入ってもらい議事録を担当し、会議後に全員へメールで配信してもらうようにしました。そうすることで、自分はファシリテーションに専念することができ、リズム感持って進めることができました。
今回、スマホからオンライン会議に入った人もいるのでやりませんでしたが、Googleドキュメントなどのクラウド上の議事録を「画面共有」もしながら、会議を進めていくと、議事を打つ「言葉」の間違いやニュアンスの違いも、指摘いただきながら進めることもできたり、文字で表現されるとより「議題に集中」できるので、今後チャレンジしていこうと思いました。
今後、複数の組織から人が出てきてプロジェクト型の仕事や事業を行うときの「オンライン会議」は、ファシリテーター必須だと思いました。いるだけで生産性がかなり違うので、これも1つの職業としてやっていく人も出ていくでしょうし、社外プロジェクトに特化した人材の育成も、大手企業等から出てくるかもしれませんね。
